HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
Những chức năng cơ bản của chương trình Văn phòng điện tử

1. Sơ đồ giao việc



Hình 1
Gợi ý:
  • Nếu người dùng có một thông báo chung(Ví dụ: thông báo họp, thông báo nghĩ lễ..) thì người dùng nên chọn cách (tạo thông báo) mục số 6.
  • Nếu có công việc cần giải quyết thì chọn mục giao việc

    • 2. Đăng nhập

    Người dùng cần nhập vào "Tên đăng nhập" và "Mật khẩu".
    Trong đó:
    • Tên đăng nhập: Là Họ và Tên viết liền không dấu, không in hoa.
    • Mật khẩu: 123456 (mật khẩu ban đầu cho mọi người dùng).
    Ví dụ: Người dùng tên Lê Bá Đức sinh ngày 03/01/1990:
  • Tên đăng nhập: lebaduc
  • Mật khẩu: 123456

    • 3. Đổi mật khẩu

    Bước 1: Nhấp vào họ tên người dùng (ở góc trên bên phải)
    Bước 2: Chọn "Tài khoản" (như hình 2)



    Hình 2
    Bước 3: Sau khi hiện ra hồ sơ, ở phần "Thiết lập", chọn "Đổi mật khẩu" (như hình 3):



    Hình 3
    Bước 4: Tiến hành thay đổi mật khẩu (như hình 4):
    • Nhập mật khẩu hiện tại
    • Nhập mật khẩu mới và nhập một lần nữa để xác nhận
    • Bấm vào thay đổi mật khẩu


    Hình 4

    4. Giao việc

    Dành cho Ban Giám hiệu, Phòng Đào tạo và Trưởng các Phòng / Khoa / Bộ môn.

    Cách thực hiện:
    Bước 1:
    1. Chọn tên Phòng/ Khoa/ Bộ môn ở cột bên trái.
    2. Chọn thẻ "Công việc";
    3. Chọn "Tạo mới"
    4. Chọn "Công việc mới"

    Hình 5
    Bước 2:
    Nhập các thông tin sau: (xem hình dưới hình 6)
    1. Nhiệm vụ mới: Nội dung chính của công việc (bắt buộc).
    2. Phòng / Khoa / Bộ môn: Nhấp chuột vào khung, chương trình sẽ sổ ra danh sách các phòng/ khoa / bộ môn để chọn. Nếu Bước 1 người dùng đã chọn Phòng / Khoa / Bộ môn thì không cần chọn lại nữa.
    3. Người được phân công: Chọn người được giao việc. Lưu ý: giáo viên, nhân viên của Phòng / Khoa/ Bộ môn nào chỉ hiện ra khi Phòng / Khoa / Bộ môn đó được chọn.
    4. Ngày bắt đầu, Ngày hết hạn: Ngày bắt đầu làm việc và hạn chót của công việc.
    5. Thời gian dự kiến:Thời gian dự kiến có thể hoàn thành xong công việc. Chương trình sẽ dựa vào thời gian này để ước tính phần trăm công việc đã hoàn thành). (nếu không xác định khoảng thời gian dự kiến thì để trống)
    6. Độ ưu tiên: Chọn mức độ ưu tiên của công việc (thấp, trung bình, cao, khẩn cấp). Mặc định là mức trung bình
    7. Đã hoàn thành (%): Phần trăm công việc đã hoàn thành. (Nếu công việc chưa được triển khai thì để trống )
    8. Thuộc tính: Là mục dành cho người dùng có thể thêm một số tuỳ chỉnh(ví dụ tại mục Tên: "Chức vụ" tại mục giá trị: " Giáo viên")
    9. Mốc đánh dấu: Là phần chọn các mốc thời gian đánh dấu được tạo sẳn bởi người quản trị.
    10. Công việc được liên kết: Là công việc được liên kết đến một công việc trước đó đã được tạo
    11. Các công việc hoàn trước khi làm việc này : Là những công việc cần hoàn thành trước khi thực hiện công việc này
      12. Lưu ý: Mỗi lần giao việc chúng ta chỉ được chọn 1 Khoa mục số (2) và chỉ được chọn 1 người nhận việc mục (3)


    Hình 6
    Bước 3: Nhấp vào thẻ "Mô tả" xem hình 7 để thêm nội dung chi tiết của công việc. Phần này người dùng có thể soạn thảo, định dạng dưới dạng văn bản.



    Hình 7
    Bước 4: Nhấp vào thẻ "Chi tiết" để cài một số thông tin như hình 8 (nếu có)
  • Nhắc nhở: Là hình thức thông báo công việc cho người dùng
  • Lặp lại công việc: Là hình thức lặp công việc
  • Liên kết đối tượng: Tại đậy chúng ta có thể liên kết đến một số nội dung cần thiết như: Công việc, Tập tin, Sự kiện, Email của người khác.
  • Công việc phụ: Là những công việc con được thêm vào và giao cho một số người khác hoàn thành nếu cần.




    • Hình 8
    Liên kết đối tượng: Đính kèm một đối tượng có liên quan (xem mục số 3 hình 8)
    Đối tượng được đính kèm có thể là tài liệu (tài liệu có sẵn trên cơ sở dữ liệu, hoặc tài liệu tải lên mới), hay một công việc khác có liên quan.( Nếu không cần đính kèm thì bỏ qua bước này.)
    1. Chọn mục "Liên kết đối tượng";
    2. Chọn "Nhấn vào đây để liên kết một đối tượng";
    Khi đó chương trình hiện lên hộp thoại như hình dưới:
    Hộp thoại có 2 phần: phần bên trái là bộ lọc, phần bên phải là danh sách các đối tượng.
    Ví dụ:
    • Nếu người dùng cần đính kèm một tập tin có sẵn trên hệ thống thì làm như sau:
      1. Bấm vào "Tập tin".
      2. Chọn Phòng/ Khoa/ Bộ môn tương ứng:
        Lưu ý quan trọng: Giao việc cho người dùng thuộc Phòng/ Khoa/ Bộ môn nào thì phải chọn tài liệu trong Phòng/ Khoa/ Bộ môn đó hoặc tài liệu chung cho mọi Phòng/ Khoa/ Bộ môn. Nếu chọn tài liệu trong Phòng/ Khoa/ Bộ môn khác.Người dùng sẽ không xem được.
      3. Chọn một tập tin trong danh sách
      4. Bấm "Đồng ý"

      Hình 9
    • Nếu trong danh sách không có tập tin cần thiết thì người dùng cần tải lên từ máy tính:
      1. Bấm vào "Tập tin";
      2. Chọn Phòng/ Khoa/ Bộ môn tương ứng;
      3. Chọn "Tải lên";
      4. Chọn "Chọn tệp" để tải tập tin lên;
      5. Sau đó nhấn "Đồng ý";


    Hình 10
    Bước 5 : Chọn "Thêm công việc".


    Hình 11
    Người dùng có cần chờ vài giây để công việc được tải lên cơ sở dữ liệu.
    Khi tải lên thành công, chương trình sẽ hiện ra thông báo công việc tải lên hoàn thành

    5. Nhận và thực hiện công việc

    Bước 1: Xem công việc

    Sau khi đăng nhập, ở thẻ "Tổng quan" sẽ hiện ra danh sách các việc cần làm như hình 12



    Hình 12
    hoặc người dùng chọn thẻ "Công việc" để thấy danh sách công việc. Tại đây người dùng có thể sử dụng chức năng lọc; tìm kiếm; sắp xếp.



    Hình 13
    Người dùng nhấp vào tên công việc để xem nội dung công việc:



    Hình 14
    tại đây người dùng có thể:
    • Xem nội dung công việc được giao.
    • Tải tài liệu đính kèm về.
    • Nếu muốn tải lên tệp tin giao nộp thì hảy click chuột vào thêm liên kết như hình trên màn hình 14

    Bước 2: Nộp sản phẩm

    Người dùng báo cáo kết quả, nộp sản phẩm sau khi đã làm xong công việc
    1. Chọn "Thêm liên kết" (xem hình 14).
    2. Chọn "Tập tin" (xem hình 15).
    3. Chọn tên Phòng/ Khoa/ Bộ môn của người dùng
    4. Chọn "Tải lên"
    5. Sau khi tải lên, tài liệu sẽ hiện lên ở danh mục, người dùng chọn tài liệu mình vừa tải.
    6. Chọn "Đồng ý"


    Hình 15
  • Bây giờ người dùng hảy chọn "Hoàn thành" để hoàn thành công việc .


    • Hình 16

    6. Tạo một thông báo

    A. Tạo thông báo
    Bước 1: Nhấp chuột tại thẻ tổng quan (1) sau đó chọn phòng/khoa cần tạo thông báo (2), tại phân vùng lịch chọn ngày có sự kiện mà chúng ta muốn thông báo (3) sẻ có hộp thoại hiện lên (Hình 18) chúng ta chọn và kích chuột vào



    Hình 17
    Bước 2: Điền tên sự kiện cần thông báo(1) xem hình 18



    Hình 18
  • Chọn thẻ thông tin cơ bản (2).
  • Chọn phòng khoa đơn vị cần thông báo (3).
  • Chọn ngày sự kiện diễn ra (4).
  • Chọn thời gian bắt đầu là thời gian bắt đầu diễn ra sự kiện (5)
  • Thời gian dự kiến là khoảng thời gian để hoàn thành công việc theo thông báo (6)
  • Mô tả là mục giải thích, đưa yêu cầu với người nhận được thông báo

    • Một số thẻ "Thêm chi tiết", "Tuỳ chỉnh thuộc tính" thì tương tự như mục "Giao việc" thầy cô xem ở mục giao việc
    Bước 3: Chúng ta chọn thẻ "Người được mời"(1) xem hình 19



    Hình 19
  • Tại đây ta chọn những người sẻ nhận được thông báo này bằng cách check từng người, nếu chọn tất cả thì chúng ta chọn mục (2)
  • Phần thẻ "Người theo dõi" cũng thực hiên tương tự tuy nhiên thẻ này cấp phép cho những người được theo dõi thông tin của thông báo

    • B Nhận thông báo
    Bước 1: Người dùng đăng nhập vào tài khoản của mình sau đó click vào sự kiện như hình.


    Hình 20
    Bước 2: Lúc này nội dung chi tiết của thông báo hiện ra.
  • Chọn quyết định có tham gia sự kiện hay không.(1)
  • Lưu lại quyết định.(2)
  • Đóng nội dung thông báo (3)



    • Hình 21